——淺談專利代理機構如何提升代理服務質量,為知識產權強國建設保駕護航


俗話說,質量是企業的生命。中國目前正在建設知識產權強國的道路上大踏步地前行,知識產權工作飛速發展,專利質量無疑就是知識產權建設的生命。自從2016年開始實施專利質量提升工程以來,國家知識產權局采取了一系列舉措,無一不顯現了對專利質量的高度重視。而作為知識產權保護鏈中的一個重要環節的專利代理,代理機構和代理人更應積極配合該項工作,努力推動我國專利由多向優、由大到強轉變,為我國的知識產權強國建設保駕護航。

 

一、  正確認識專利質量提升工程的意義

專利,是對企業或個人發明創造的智力成果的一種保護,但這種智力成果,只有有效地運用并產生實際效益,對企業發展具有實質性的貢獻,進而推動經濟社會的發展,才能顯現出其意義所在。專利法對于發明創造的保護,最終目的也是要推動其應用,從而促進科技和社會的發展。一件專利,是否能夠達到這種期望的有效運用并起到期望的引領發展的作用,質量無疑是第一要素。

從大處來看,國家知識產權戰略綱要中的戰略目標有很重要的一點是,自主知識產權的水平和擁有量能夠有效支撐創新型國家建設,這正是對作為知識產權的重要組成部分——專利——提出的質量提升要求。試想,若一件作為創新成果的專利,質量卻不足以支撐其產品參與國際市場的競爭,甚至不足以成為其自身的保護武器,又如何能成為我國建設創新型國家的基礎、提高國家核心競爭力呢?我國的科研創新能力當前已經逐步在追趕美、日等發達國家,但是把這種科研創新能力和成果轉化為高價值專利、從而使國家能夠屹立在航天、電子、信息、材料、醫藥等這些尖端科技與經濟金字塔頂端,無疑與這些發達國家仍存在不小的差距。

從小處來看,對一個企業而言,當投入大量的資金與人力用于科技研發,是為了給企業帶來實實在在的創收和效益。專利正是這一目標的有力武器,專利質量的高低直接決定了這件武器能否經受市場和競爭的考驗。若企業花費無數卻未能得到帶來豐厚經濟效益的高質量專利,既是對企業資金的浪費,也是對社會資源的浪費。高通、三星、IBM等國際科技巨頭,無一不展現了強大的專利實力,也正是利用高質量專利這一手段,占領了強大的國際市場,為其帶來了可觀的收入。

因此,作為將創新成果轉化為專利的重要環節的專利代理機構而言,應更清醒、更正確地認識到專利質量工程的意義,并將其作為自身開展工作的核心思想。

 

二、 深入理解專利質量提升工程的內容

2016年底國家知識產權局出臺的《專利質量提升工程實施方案》中明確提出了“高水平創造、高質量申請、高效率審查、高效益運用”的目標,其實就已涵蓋了專利質量提升工程的四個重點環節。專利代理機構對每一環節,都應深入理解其質量提升的內容要求并落實于具體工作。上海專利商標事務所有限公司(下稱上專所)的各項質量管理重點工作,也正是圍繞這些環節所展開。

在創造環節,雖說一項發明創造主要是由技術人員來完成的,但是如何將一項發明創造轉化為能夠申請的高質量專利,代理機構在其中具有不可替代的作用。首先,技術人員在鉆研新技術時,未必能對市場上所有的現有技術有全面的了解。若將已有一定程度的公開、可能最終無法獲得期望的結果甚至無法授權的技術去申請專利,該件專利申請僅對我國專利申請的數量而無法對其質量有貢獻。此時,就需要專利代理機構為申請人做好申請前的各項檢索、挖掘工作,以確保所提交的專利申請是有價值的、真正符合高質量要求的專利申請。其次,申請人也未必能對競爭對手的動態有及時的獲知。若要創造出高質量的專利,則需要在最初的研發階段就有正確的技術目標,避開競爭對手已經申請了專利的創新點,同時為自身的創新點做出前瞻性的專利申請布局,利用專利這項既能為“矛”又能為“盾”的武器來提升申請人自身在市場上的競爭力。上專所近幾年在這一方面不斷加大投入,利用自身的專業知識和技能,通過專利分析評議,在專利預警和布局上為申請人建言獻策,以協助申請人達到創造高質量專利申請的目標。

在申請和審查環節,這是一件專利整個生命周期中將創新成果轉化為專利權的重要環節。一件高質量的專利,應有清晰的公開程度和合理的保護范圍,以達到權利穩定且切實可用的目的。上專所始終強調專利代理人與審查員需要相互配合,增強自身的業務能力,向著這一目標共同協作來提升專利質量。此外,作為國內首批代理機構之一,上專所也積極配合專利局與代理人協會,加強自律和服務規范化的建設,使專利代理行業健康運作,為高質量專利提供真正優質的代理服務。

在運用環節,是真正檢視一件專利是否能起到其預想的保護和有效運用作用的環節,是檢驗專利質量的明鏡。為推進高效益運用,上專成立了有一支具有豐富經驗的團隊,為申請人積極做好各項“授權后”的工作,如維權、許可、運營等,讓專利真正地被“用”起來,實現其促進科學和社會發展的最終目的。

 

三、積極落實專利質量提升工程的行動

如上所述,專利代理機構在專利質量提升工作的各個環節都需要發揮其應有的作用。上專所始終以“質量為先”為指導原則,從以下幾方面展開具體的質量提升行動。

1、健全質量管理體系

體系建設是質量管理工作能順利開展的基礎保障。上專所的質量管理體系,包括了組織體系和制度體系兩方面。在組織上,成立了專門的質量管理部門,在高層領導的指導下,對各個具體業務部門的質量進行統籌管理。必要時,業務部門內或跨業務部門還可以成立團隊來實現個性化服務和質量管理。在這一框架下,各個部門根據總體和各自的要求,互相協同操作,實現整個專利代理機構質量的分層、有序的管理。在制度上,首先確定了質量目標、質量原則、人員權責等總體要求。其次,制定了各類代理工作的質量規范,比如撰寫規范、轉答實審規范、收費規范等等,以便各個崗位在工作中有據可依。再者,建立了質量管理工作中所涉及的各類程序的要求,包括每一程序的目的、范圍、權責、工作流程及工作內容等,比如,各類代理工作的質量檢查、抽查程序,其他各類工作的審核程序等等。最后,要求所內質量管理人員做好各類質量記錄,包括質量管理活動所留下的記錄,比如各類抽查的評分記錄,基于抽查所形成的質量報告等,以證明質量管理體系是否有效運行。

2、配齊質量管理資源

資源配備也是質量管理中重要的一環。質量管理工作所需的資源可包括人力資源和工作環境資源。人力資源方面,上專所為質量管理工作配置了合格的代理和質檢人員,并適時組織各類內、外業務培訓,確保相應人員的業務能力與質量管理工作相匹配。工作環境資源方面,要求所內負責質量管理的人員注意收集內、外質量信息及其他相關信息,并對這些信息進行及時傳遞和處理,或督促相關部門進行相應職責范圍內各類有關質量信息的收集、傳遞和處理。各類質量相關信息例如,從國家知識產權局收集的有關法規的修改、從客戶或專利代理機構內主管客戶關系的部門收集的有關質量的反饋、從各業務部門收集的有關服務過程的信息等等。這些信息均通過建立專門的質量信息數據庫來進行保存和管理,以便于相關數據的調閱和統計,從而為質量管理工作提供所需資源,作為實現質量管理目標的基礎。

3、注重質量管理分析、評價和改進

上專所的質量管理工作,除日常工作中的審核和抽查之外,還有一部分重要的工作是利用收集到的各類質量資源信息進行全方位的測量和分析,并進一步落實改進措施。例如,基于對客戶意見(表揚、投訴和建議)以及流失或新增業務的分析,對代理服務質量做出綜合評價,對優秀的服務進行及時的推廣,而對于不合格的服務除提請具體業務部門進行處理外,還跟蹤記錄其處理結果。利用此類測量和分析,進一步評價質量管理體系的適宜性和有效性,以其為基礎對質量管理體系進行優化和完善,形成良好的PDCA(計劃、執行、檢查、處理)循環,從而進一步提高整個代理工作的質量。

 

專利代理機構的質量管理對于專利質量提升具有非常重要的影響,每一專利代理機構都應將此作為一項長期的、核心的工作來持續推進,幫助企業培育出更多高質量的專利,為我國知識產權強國建設保駕護航。


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